L’archiviazione dei documenti in ufficio è un’operazione importante che consente di catalogare e conservare correttamente tutto ciò che riguarda contratti, fatture, offerte, ordini, dati sensibili e non solo. Chi è alle prime armi, in quanto ha da poco aperto un ufficio o una startup, potrebbe aver bisogno di alcuni consigli a riguardo e noi di PlanOffice siamo qui per questo. Cominciamo subito!

Un decluttering è spesso la soluzione migliore insieme alla digitalizzazione

Una corretta archiviazione dei documenti in ufficio parte spesso da un’operazione di decluttering. Quest’ultima consiste nel controllare tutto il materiale in proprio possesso, per poi scartare ciò che non è necessario conservare.

Durante questa operazione sarà possibile decidere inoltre se alcuni documenti possono essere digitalizzati, eliminando così la relativa versione cartacea. Questa è una soluzione ottima che permette di risparmiare tempo e spazio. I documenti cartacei rimasti potranno essere suddivisi in base al tipo, cronologicamente e/o a seconda di altre specifiche caratteristiche.

Gli accessori da non sottovalutare

Quando si necessita di eseguire un’ottimale archiviazione dei documenti in loco è importante avvalersi dei giusti strumenti. In questo caso è opportuno poter contare su elementi come faldoni, raccoglitori ed etichette che possano aiutare a suddividere bene i documenti seguendo una certa logica.

Per riporre i documenti in maniera ordinata, ancor prima dell’archiviazione, sono molto utili anche alcuni accessori per scrivania. Usare specifici contenitori può essere rilevante in termini di produttività. Infatti, possono aiutare a tenere tutto in ordine, ad avere il necessario a portata di mano e a trovare ciò di cui si ha bisogno in brevissimo tempo.

Gli arredi per ufficio che fanno sempre la differenza

Oltre a disporre degli accessori giusti, bisogna anche avvalersi dei mobili giusti. Non sei d’accordo? Per l’archiviazione dei documenti in ufficio è possibile optare per librerie e contenitori di vario genere, per mobili più bassi chiusi con ante e per scaffali a giorno. Tutto dipende dalla quantità dei documenti da archiviare e dallo stile scelto per l’arredamento dell’ambiente.

La soluzione ideale è sempre quella di pensare all’archiviazione dei documenti fin dalla scelta dei primi arredi. Tuttavia, grazie alle numerose opzioni attualmente disponibili sul mercato, è possibile trovare i mobili più adatti in un secondo momento, che si integreranno perfettamente con l’arredamento scelto.

Il supporto di PlanOffice per l’archiviazione dei documenti in ufficio

Ogni ambiente operativo e direzionale va progettato in base alle preferenze e alle specifiche esigenze degli utilizzatori. Proprio per questo PlanOffice propone una vasta gamma di accessori da scrivania di uso comune e non solo, e chiaramente anche tanti arredi perfetti per l’archiviazione dei documenti. Offriamo soluzioni personalizzabili e modulabili, di vari stili, colori e dimensioni. Ogni nostro mobile per ufficio viene prodotto con materiali sicuri, duraturi e di alta qualità.

Da sempre aiutiamo i nostri clienti a personalizzare l’ambiente di lavoro con stile ed eleganza, garantendo ogni volta una notevole efficienza e numerose funzionalità. Perciò, se cerchi soluzioni per l’archiviazione dei documenti e validi arredi per ufficio, siamo a tua completa disposizione. Ti proporremo soluzioni funzionali e mirate per i vari ambienti di lavoro in tuo possesso, nonché tanti mobili dal gran design. Ti aspettiamo!